- Miksi henkilötietoja käsitellään?
Neuvoston asetuksen 2017/1939 johdanto-osan 49 kappaleessa selvennetään, että EPPO voi saada tai kerätä tietoja yksityisiltä osapuolilta liittyen rikoksiin, joiden osalta se voisi käyttää toimivaltaansa.
Tietoja, jotka voivat olla tutkinnan kannalta merkittäviä, voi toimittaa seuraavan verkkosivun kautta: https://www.eppo.europa.eu/report-crime.
EPPO käsittelee ilmoitetut tiedot ilman aiheetonta viivytystä arvioidakseen, kuuluvatko tiedot sen toimivallan alaan. Jos tiedot eivät ilmiselvästi kuulu EPPOn toimivallan ulkopuolelle, EPPO tarkistaa, täyttyvätkö sen toimivallan käyttöä koskevat edellytykset, erityisesti neuvoston asetuksen 2017/1939 (EPPO-asetus) 22, 23 ja 25 artiklassa säädetyt ehdot.
Mikäli ehdot täyttyvät, aloitetaan tutkintamenettely, jolloin toimitettuja tietoja käsitellään tutkinta- ja syytetoimien toteuttamista varten ja/tai yhteistyössä muiden toimivaltaisten viranomaisten kanssa.
- Mitä oikeudellista kehystä sovelletaan?
Tämän käsittelyn oikeusperustana on neuvoston asetus 2017/1939 (EPPO-asetus). Tehtäviensä suorittamista varten EPPO käsittelee toimitettuja operatiivisia henkilötietoja EPPO-asetuksen VIII luvun mukaisesti.
- Mitä henkilötietoja kerätään?
EPPO kerää verkkolomakkeen toimittamisen yhteydessä ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka toimitat lomakkeella vapaaehtoisesti.
Sinua pyydetään täyttämään verkkolomakkeeseen tiedot, jotka voivat auttaa EPPOa arvioimaan, kuuluuko tutkinnan aloittaminen sen toimivaltaan. Näihin tietoihin sisältyvät henkilötietosi (kuten nimi, asiakirjan numero ja yhteystiedot) sekä muiden henkilöiden tiedot, jotka liittyvät kyseiseen rikokseen.
- Miten henkilötiedot suojataan?
Henkilötietoja suojataan useilla teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietomurtojen, tietojen muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne.
Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy tietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.
- Kenellä on pääsy henkilötietoihin?
Ainoastaan EPPOn henkilöstön jäsenillä, joilla on erityinen valtuutus arvioida, kuuluvatko toimitetut tiedot EPPOn toimivallan alaan, on pääsy henkilötietoihin kyseisessä vaiheessa.
Lisäksi toimitettuja tietoja voidaan EPPO-asetuksen mukaisesti käyttää tutkinta- ja syytteeseenpanotarkoituksiin tai yhteistyöhön kolmansien osapuolten kanssa EPPOn hoitaessa tehtäviään. Tämä tarkoittaa, että tiedot voidaan siirtää jäsenvaltioiden asiaankuuluville viranomaisille tai muille EU:n toimielimille, elimille ja laitoksille, jos tiedot kuuluvat niiden toimivallan alaan. EPPO voi esimerkiksi siirtää jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle tietoja rikoksesta, joka ei vaikuta EU:n taloudellisiin etuihin (EPPO-asetuksen 24 artiklan 8 kohta). Tähän voi kuitenkin kuulua myös siirtoja viranomaisille tai muille osapuolille unionin ulkopuolelle EPPO-asetuksen ja siinä säädettyjen suojatoimien mukaisesti.
Koska EPPO suorittaa tutkinta- ja syytetoimia jäsenvaltioiden tuomioistuimissa ja asiaankuuluvia rikosprosessisääntöjä noudattaen, myös useat kansalliset viranomaiset voivat käsitellä tietojasi, jos ne sisällytetään asiakirja-aineistoon. Käsittely tehdään EPPOn tutkinta- ja syytetoimien yhteydessä, eikä kaikkia käsittelytapoja voida tyhjentävästi luetteloida, kun otetaan huomioon erilaisten mahdollisten skenaarioiden moninaisuus. Tietoja käsitellään samoin, kuin kansallinen syyttäjänvirasto käsittelisi niitä, jos rikoksesta ilmoitettaisiin kansallisesti.
- Miten kauan tietoja säilytetään?
EPPO ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on tarpeen niitä tarkoituksia varten, joita varten ne on kerätty. EPPO tarkastelee sen vuoksi määräajoin operatiivisten henkilötietojen säilyttämisen tarvetta EPPO-asetuksen 50 artiklan mukaisesti.
Jos ilmoitetut seikat ovat selvästi EPPOn toimivallan ulkopuolella, se lopettaa toimitettujen operatiivisten henkilötietojen säilyttämisen.
Ilmoitetut tiedot arvioidaan ilman aiheetonta viivytystä. Jos tietojen toimittaminen ei johda EPPOn tutkinnan aloittamiseen, henkilötietoja säilytetään enintään kuusi kuukautta sen jälkeen, kun EPPO on vastaanottanut ne.
Jos toimitetut tiedot eivät kuulu EPPOn toimivaltaan, EPPO voi järjestelmän turvallisuutta, tilastointia ja tarkastuksia varten säilyttää lokitiedoston, josta käyvät ilmi nimesi, rekisterinumero, tietojen toimituspäivämäärä ja EPPOn toteuttamat toimet. Tiedostoa säilytetään kolmen vuoden ajan. Tähän käsittelytoimeen sovelletaan asetusta (EU) 2018/1725.
- Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojen suhteen, miten voit käyttää oikeuksiasi ja muut kysymykset
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi tai pyytää niiden oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Tähän saatetaan soveltaa EPPO-asetukseen perustuvia poikkeuksia ja rajoituksia.
Kaikki näiden oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt, avunantopyynnöt tai muut kysymykset on osoitettava EPPOn tietosuojavastaavalle sähköpostitse (eppo-dpo@eppo.europa.eu) tai postitse.
Voit käyttää oikeuksiasi myös välillisesti Euroopan tietosuojavaltuutetun kautta tai tehdä sille kantelun sähköpostitse (edps@edps.europa.eu) tai postitse.